Tryb małych zleceń

Tryb małych zleceń – procedura z pominięciem otwartego konkursu ofert

Organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. 2014.1118-t.j.) ubiegające się o realizację zadania w trybie tzw. Małych zleceń składają ofertę realizacji zadania publicznego według uproszczonego wzoru do organu wykonawczego jednostki samorządu terytorialnego, który to uznając celowość takiego zadania, może zlecić jego realizację z pominięciem otwartego konkursu ofert.

Zadanie musi spełnić łącznie następujące warunki:

• wysokość dofinansowania lub finansowania zadania publicznego nie przekracza kwoty 10.000 zł;
• zadanie publiczne ma być realizowane w okresie nie dłuższym niż 90 dni.

Organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego zamieszcza ofertę na okres
7 dni w Biuletynie Informacji Publicznej, w siedzibie organu oraz na stronie internetowej. Każdy w terminie 7 dni może zgłosić uwagi dotyczące oferty.

Łączna kwota środków finansowych przekazanych przez organ wykonawczy jst tej samej organizacji nie może przekroczyć kwoty 20.000 zł. Wysokość środków finansowych przyznawanych w trybie małych zleceń nie może przekroczyć 20% dotacji planowanych w roku budżetowym na realizacje zadań przez organizacje pozarządowe.

Ofertę i sprawozdanie z realizacji zadania, składa się według uproszczonych wzorów.

Uproszczony wzór oferty zawiera w szczególności zakres rzeczowy zadania publicznego, termin i określenie miejsca jego realizacji, oraz szacunkową kalkulację kosztów.
Natomiast uproszczony wzór sprawozdania zawiera opis wykonania zadania oraz zestawienie wydatków finansowanych z dotacji. (Zgodnie z art. 19a ust.7a, 7b i 7c ww. ustawy znowelizowanej ustawą z dnia 5 sierpnia 2015 r. o zmianie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy o fundacjach (Dz. U. 2015 poz. 1339).

10 maja 2016 r. weszło w życie rozporządzenie wprowadzające wzór uproszczonej oferty realizacji zadania publicznego oraz wzór sprawozdania z realizacji tego zadania, czyli tzw. „Trybu małych zleceń”.

Oferta na „Tryb małych zleceń” – najważniejsze zmiany

Nowy wzór oferty realizacji zadania w trybie „Tryb małych zleceń” wprowadza istotne uproszczenia. Znaczna część informacji, która wymaga jest w otwartym konkursie ofert, nie została zamieszczona w nowym formularzu. Organizacja jest zobowiązana do podania kilku kluczowych informacji:

• dane oferenta / oferentów
• opis zadania publicznego
• wskazanie celu realizacji zadania
• miejsce realizacji zadania
• wskazanie grup odbiorców
• przewidywany wkład osobowy lub rzeczowy
• zakładany rezultat zadania
• szacunkowa kalkulacja kosztów.

Warto zwrócić szczególną uwagę na kosztorys. Z kosztorysu usunięto podział na kategorie kosztów (merytoryczne, koszty obsługi, inne koszty) oraz kolumny narzucające podanie sposobu kalkulacji każdego z kosztów.

W nowym wzorze oferty realizacji zadania w trybie uproszczonym („tryb małych zleceń”) kosztorys składa się z czterech kolumn:

• rodzaj kosztu
• wartość kosztu (nazwa w tabeli: koszt całkowity)
• wysokość środków z dotacji (nazwa w tabeli: do poniesienia z wnioskowanej dotacji)
• wysokość wkładu własnego (nazwa w tabeli: do poniesienia ze środków finansowych własnych, środków pochodzących z innych źródeł, wkładu osobowego lub rzeczowego) – dla zadań w formie wspierania (czyli takich, gdzie obowiązkowy jest wkład własny).

Po raz pierwszy we wzorze realizacji zadania publicznego – w jego kosztorysie – uwzględniono wkład rzeczowy. Dodatkowo uproszczona oferta nie przewiduje „rozbijania” wkładu własnego na poszczególne źródła finansowania zadania. Zatem organizacja składając taką ofertę, nie ma obowiązku podawania, skąd dokładnie będzie pochodził wkład własny – podaje się jedynie jego kwotę oraz wskazuje, które koszty i w jakiej wysokości zostaną z niego pokryte.

Jedynym załącznikiem składanym do oferty jest potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia aktualnego wyciągu z rejestru lub ewidencji – ale dotyczy to tylko tych organizacji, które nie są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym. Organizacje posiadające wpis do KRS nie mają obowiązku – zgodnie z wzorem – załączać żadnych załączników.

Sprawozdanie z realizacji „Trybu małych zleceń” – najważniejsze zmiany

Sprawozdanie, jak ma to w zwyczaju prawodawca, jest lustrzanym odbiciem oferty. Przewidziano zatem miejsce na opisanie wykonanego zadania, wskazując przy tym osiągnięty cel, miejsce realizacji, grupy odbiorców oraz wykorzystany wkład własny.

Drugim punktem w nowym sprawozdaniu jest opis rezultatów. Cały wzór sprawozdania zamyka zestawienie wydatków. Tabela z zestawieniem wydatków znana jest organizacjom z dotychczasowych wzorów sprawozdania, choć ma ona nieco inny charakter niż dotychczas.

Tabela opisująca wydatki w sprawozdaniu z realizacji „Trybu małych zleceń” zawiera pozycje:

• nazwa wydatku
• numer dokumentu księgowego
• data wystawienia dokumentu księgowego
• łączna kwota wydatku
• podanie wysokości kwoty wydatkowanej z dotacji
• podanie wysokości kwoty wydatkowanej z wkładu własnego (nazwa w tabeli: wydatek poniesiony ze środków finansowych własnych, środków pochodzących z innych źródeł, wkładu osobowego lub rzeczowego)
• data zapłaty.

Warto zwrócić uwagę zwłaszcza na przedostatnią kolumnę w tabeli wydatków. Dotychczas organizacje nie były zobowiązane do podawania dokumentów, które poświadczają wydatki wkładu osobowego. Nowy wzór zakłada, że należy udokumentować nie tylko wkład osobowy, ale również rzeczowy – o ile był kalkulowany w ofercie na realizację zadania.